こんにちは。高橋貴子です。
本日は
「目先の仕事に振り回されない」
についてお話をしたいと思います。
教室の先生などのクライアントさんの相談にいろいろと乗っていると時間がないおっしゃる方が非常に多いです。
みなさんお仕事をいろいろとやっているし、私ももちろんいろいろとやっています。
その中で意識をしていただきたいものとして、
仕事の優先順位の決め方を考えるうえでのヒントになるお話をしたいと思います。
まずこちらの図を見てください。
これは、仕事の優先順位を決める４つの窓というものです。
目先の仕事ということで特に「たいへん」となりそうなのが重要度が高くて緊急度も高いものです。
クレーム処理などがこれにあたります。
緊急かつ重要なのは、やらないと大きなことになってしまうトラブルなどです。
これはやらなくてはいけない領域になります。
その他にも３つの領域があって、４つそれぞれは次のようになります。
第１領域は、重要度も高いし緊急度も高い。
第２領域は、重要度が高くて緊急度が低い。
第３領域は、重要度が低くて緊急度は高い。
第４領域は、重要度も低いし緊急度も低い。
第２領域は「備え」といわれる領域で、
緊急度はそれほど高くありませんが将来に向けて重要なことです。
たとえば１年後の仕事を仕込んでおくとか、半年後の大切な仕事を今やるとかで、この第２領域は地味に大切なところです。
第３領域は緊急だけれども需要ではなくて、雑用や雑事がけっこう多いです。
電話がかかってきて出なくてはいけないとか、
無意味だけれども対応しなくてはいけないとか、とても大切というわけではありません。
だから、惰性でやるような部分もある領域ですが、緊急で来ちゃったりするけれども重要ではないという雑事に振り回される人がけっこう多いです。
そして第４領域、ここもやってしまっている人が多いのですが重要度も緊急度も低いです。
だから、「軽い」というような領域で、
うさばらしや気分転換、ゲームをしたりテレビを見たり、雑談をしたりということの領域です。
もちろん人間なのでこの領域もないと困るのですが、ツラくてここに逃げてしまったりするのは良くありません。
第３領域と第４領域に時間を使いすぎてしまっている人は、自
分の時間の使い方について要チェックです。
第２領域をどれだけ日常のルーティンにとっていけるかということがけっこう大切です。
第１領域で緊急で重大なことが急に来てしまうことも無いということに越したことはありませんが、
そのためには第２領域をうまく扱っておかないといけません。
そうしないと、そのうちに第１領域に来てしまうことがあります。
第２領域は未来への勉強という意味合いもあるのですが、
案件が緊急性の高い領域に来てしまわないように抑えておくことにもなります。
たとえば提出物などが考えやすいです。
今日が１日で提出期限が５日だとします。
５日間あるから緊急ではないとして放置をしているとして、
でも、絶対に提出はしなくてはいけません。
そして前日にやるからいいと考えて放置していて、前日に急に体調不良になってしまう。
けれども提出はしなくてはいけません。
緊急で需要な度合いが増しているのに体の具合は悪い。
重い案件であって重要で、出さないとトラブルになります。
だから、第２領域を放置していると第１領域になってしまいます。
提出物などはなるべく早め早めに出していくほうが「備えあれば憂いなし」という感じになります。
これは教室運営においても同じようなことが考えられます。
緊急かつ重要なことは誰もがやるし、
それから実は、緊急で軽いものも目の前にあるからやらされてしまっているんです。
追い立てられてしまっている。
でも、本当はじっくりとやらなくてはいけないものは、
緊急度は低いけれども重要度が高い第２領域です。
この第２領域をどれだけ上手に日々の中でさばいていけるか。
これは将来に向かっての投資もそうです。
私は大きな案件の場合に、半年から１年くらい後の仕事を同時にかかえて動かしています。
とうぜん、それが実ることが１年後とかに来るわけですが、
それをいくつ持てるかということがポイントになってきます。
目先の仕事だけに振り回されないように、
第２領域の仕事を上手に見つけて準備をしていく、
そのクセがあると振り回されないようになると思います。
ぜひ、トライしてみてください。
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